D.R.A.W. Recruitment

Finance Manager, Contemporary Gallery

Details

Contract Type: Full-time
Job Type: Permanent
Pay: Dependent on experience
Location: Berlin Germany
Tenure: Permanent
Job description:

Our client, an established international gallery for Contemporary Art in Berlin is looking for an Finance Manager to join their team (30-40 hours/week).

Please note, GERMAN IS ESSENTIAL for this role! German job description below!

Responsibilities include, but are not limited to:

  • Prepare monthly reports
  • Monitor and manage incoming payments, schedule and produce financial forecast reports
  • Produce quarterly artist statements, itemising production cost splits, discounts and reconciling and processing payments to artists
  • Work with Exhibitions and Technical team to develop budgets for exhibition, art fairs, and artwork productions, tracking actual costs and producing financial reports
  • Continually identify areas of cost savings and negotiate rates with suppliers
  • Review all financial projections, budgets and management accounts
  • Prepare quarterly tax returns and management reports
  • Preparation of year end accounts and liaison with external accountants throughout process
  • Oversee company insurance policies
  • Primary point of contact for external accountants and the bank
  • Manage day to day book-keeping and account reconciliation
  • Raise sales invoices, including pro forma invoices; strong knowledge of import/export procedures and international sales tax required
  • Manage accounts payable: process incoming invoices within credit terms, process payments reconcile supplier statements, raise credit notes
  • Maintain all accounting records including invoices, expenses, payments and transaction
  • Preparation of payment runs
  • Manage company payroll with external finance company

Required skills:

  • Several years of professional experience ideally in the art field at an international level
  • Extensive knowledge of the accounting area,  interest in the international art market desirable
  • Responsible and reliable way of working
  • Forward-looking, constructive and risk-minimising work behaviour
  • Comprehensive knowledge of common IT applications
  • Proficiency in German and English

Our client offers:

  • Permanent employment contract
  • Nice work environment atmosphere in a small team of eight employees
  • Flexible and family-friendly working hours
  • Close cooperation with the owners and directors of the gallery
  • An international work environment with flat hierarchies and short decision-making processes

STELLENBESCHREIBUNG

Unser Kunde, eine internationale Galerie für zeitgenössische Kunst, sucht zur Verstärkung ihres Teams eine/n Financial Manager (30-40 Std./Woche).

Aufgaben:

  • Erstellung von monatlichen Berichten für das Management
  • Überwachung und Verwaltung der eingehenden Zahlungen
  • Erstellung von Finanzprognoseberichten
  • Erstellung von vierteljährlichen Künstlerabrechnungen
  • Zuweisung und Aufteilung inklusive Aufteilung der Produktionskosten
  • Entwicklung von Budgets für Ausstellungen, Kunstmessen und Kunstwerkproduktionen in Zusammenarbeit mit dem Ausstellungs- und Technikteam
  • Kontrolle und kontinuierliche Identifikation der Kosten
  • Verhandlung zur Kosteneinsparung und Senkung der Tarife mit Dienstleistern der Galerie
  • Überprüfung alle Finanzprognosen, Budgets und Managementkonten
  • Vorbereitung von monatlichen BWA’s sowie Jahresabschlüssen in kontinuierlichen Kontakt und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
  • Überwachung der Unternehmensversicherungen
  • Hauptansprechpartner von dem Steuerbüro und der Bank
  • Verwaltung der täglichen Buchhaltung und Kontoabstimmung
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Senior Director und dem Head of Logistics für die Erstellung von Verkaufsrechnungen, einschließlich Pro-forma-Rechnungen
  • Gute Kenntnisse der Import- / Exportverfahren und der internationalen Umsatzsteuer
  • Verwaltung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Eingehende Rechnungen innerhalb der Kreditbedingungen und Zahlungen verarbeiten; Lieferantenabrechnungen abgleichen; Gutschriften erstellen usw
  • Pflege sämtlicher Buchhaltungsunterlagen einschließlich Rechnungen, Ausgaben, Zahlungen und Transaktionen usw
  • Vorbereitung von Zahlungsläufen
  • Verwaltung der Gehaltsabrechnungen zusammen mit dem Steuerbüro.

Anforderungen:

  • Mehrjährige Berufserfahrung idealerweise im Kunstbereich auf internationalem Niveau
  • Umfassende Kenntnisse des Buchhaltungsbereichs und Interesse am internationalen Kunstmarkt
  • Verantwortungsvolle und zuverlässige Arbeitsweise
  • Vorausschauendes, konstruktives und risikominimierendes Arbeitsverhalten
  • Umfassende Kenntnisse gängiger IT-Anwendungen
  • Kenntnisse in Deutsch und Englisch

Unser Kunde bietet:

  • Unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • Kleines Team von acht Mitarbeitern in einer familiären Atmosphäre
  • Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
  • Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
  • Ein internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen