D.R.A.W. Recruitment

Gallery Assistant / PA, Contemporary Gallery

Details

Contract Type: Full-time
Job Type: Permanent
Pay: Dependent on experience
Location: Berlin, Germany
Job description:

Our client, a contemporary art gallery in Berlin with a renowned international program, is looking for Gallery Assistant / PA. The right candidate will provide assistance to the owner and support the team in their daily business. German is essential – full job description in German below.

RESPONSIBILITIES INCLUDE BUT ARE NOT LIMITED TO:

  • Screening phone calls, enquiries and requests and handling them when appropriate
  • Travel management (booking travel, visa, accommodation, prepare itineraries)
  • Diary management, including updating the calendar and tracking deadlines
  • Assist with planning events
  • Assist with publications and mail outs
  • Manage the day to day operations, including administrative tasks, filing, database management and mailings

PROFILE

  • Output-driven and natural multitasker
  • Willing to do what the day brings attitude
  • Great attention to detail
  • Outstanding organisational skills and keeping diligent routines
  • Excellent communication skills (both in German and English, English preferably first language)
  • Prioritise in a fast-paced environment
  • Enthusiastic team player
  • Experience working in the service industry
  • Ability to problem solve and troubleshoot with extreme flexibility
  • Not afraid of challenges
  • Accommodating personality and eager to learn
  • Strong computer skills
  • Valid driver’s licence desirable

STELLENBESCHREIBUNG

Unser Kunde, eine Galerie für zeitgenössische Kunst mit einem international angesehenen Ausstellungsprogramm in Berlin, sucht eine*n Gallery Assistant / PA. Der / Die richtige Kandidat*in assistiert dem Eigentümer und unterstützt das Galerieteam im Tagesgeschäft.

AUFGABEN UMFASSEN (NICHT AUSSCHLIESSLICH)

  • Annahme und Bearbeitung von Telefonanrufen und Anfragen
  • Reiseplanung (Buchung von Reisen, Unterkunft, Visa, Reisepläne erstellen)
  • Terminplanung, Aktualisierung des Kalenders und Überwachung von Deadlines
  • Assistieren mit der Planung und Durchführung von Events
  • Assistenz bei Publikationen und deren Versand
  • Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des alltäglichen Geschäftes, wie administrative Aufgaben, Ablage, Datenbankpflege und Versand

PROFIL

  • Ergebnisorientierte*r Multitasker
  • „Bereit für alles was der Tag bringt“ – Einstellung
  • Grosse Aufmerksamkeit fur Details
  • Außerordentlich gut organisiert und strukturiert mit konsequenter Arbeitsweise
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (in Deutsch und Englisch, vorzugsweise Englisch als Muttersprache)
  • Kann Prioritäten setzen in einem dynamischen Umfeld
  • Enthusiastische*r team player
  • Dienstleistungsorientiert
  • Fähigkeit kurzfristig Probleme zu lösen und sich Herausforderungen zu stellen
  • Zuvorkommende Persönlichkeit und Lernbereitschaft
  • Sehr gute Computerkenntnisse
  • Führerschein von Vorteil