D.R.A.W. Recruitment

Office Manager, Contemporary Art Institution

Details

Contract Type: Full-time
Job Type: Contract
Location: Berlin Germany
Tenure: Contract
Job description:

For our client, an institution for contemporary art, we are looking for an Office Manager. The Office Manager will work under the Commercial Director and is responsible for the smooth running of all operational processes and supports the growing team. The position is initially a fixed term 1-year contract with the option of extension and permanent employment.

German essential – please find the German job description below!

Tasks (include but are not limited to):

Office management

  • Establish and optimise procedures and processes for smooth and efficient running of everyday business
  • Coordination of all processes in the office (e.g. enforcement of hygiene measures)
  • Responsibility for all administrative areas:
  • Ordering and checking purchases and office supplies
  • Mail management
  • Liaise with the property management / landlord
  • Manage publications and subscriptions
  • Filing and archiving; run the library
  • Manage inventory
  • Liaise with service providers and suppliers
  • Diary management
  • Organisation, preparation and follow-up of meetings and conferences
  • Travel management for Directors and artists

HR Assistance

  • Coordination of staffing, sick days and annual leave
  • Assist with contractual matters in consultation with the management
  • Maintenance of personnel files
  • Onboarding

Financial controlling

  • Manage monthly travel expenses and credit card statements, preparatory bookkeeping
  • Management of the cash register and cash book
  • Assist with administrative processes, especially in the areas of budget and contract controlling

IT assistance

  • Coordination with external IT service providers (if necessary)
  • Keeping IT inventories
  • IT Administration

Team assistance

  • Supporting the team in day-to-day business and taking responsibility for smaller projects
  • Planning of team events, with artists and partners (Christmas party, team lunch, board meetings etc.)
  • Writing and updating of Office Management relevant handbook

 

Profile:

  • Team player and problem solver with a positive attitude
  • Previous working experience in a similar position
  • Excellent communication skills
  • Confident demeaner and confident handling of staff and suppliers
  • Structured and stress resistent
  • Organisational talent and responsible working ethics
  • Comprehensive knowledge of common IT applications
  • Quick learner
  • Knowledge of accounting (Datev) desired
  • Very good German and English (written and spoken)

 

STELLENBESCHREIBUNG

Für unseren Kunden, eine Institution für zeitgenössische Kunst im Aufbau, suchen wir eine*n Office Manager. Dem Commercial Director unterstellt ist der / die Office Manager verantwortlich für den reibungslosen Ablauf aller operativen Prozesse und unterstützt das wachsende Team im Alltag. Die Stelle ist zunächst befristet auf 1 Jahre mit Option auf Verlängerung und Festanstellung.

 

Aufgaben:

Office Management

  • Etablierung und Optimierung von innerbetrieblichen Abläufen und Prozessen um Geschäftsziele effizienter und funktionaler zu gestalten
  • Koordination aller Abläufe im Büro (z.B. Durchsetzung Hygienemaßnahmen)
  • Verantwortung sämtlicher administrativer Bereiche:
  • Bestellung und Kontrolle Anschaffungen und Büromaterial
  • Post Ein- und Ausgang,
  • Abstimmung mit der Hausverwaltung/ Vermieter
  • Bestellungen und Koordination von Publikationen und Abos
  • Archivierung Bibliothek
  • Inventarisierung Möbel und Technik
  • Beauftragung und Steuerung von Dienstleistern und Lieferanten
  • Diary Management
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen
  • Reiseplanung und -buchung für Direktion und Künstler

HR Assistenz

  • Koordination Besetzung, Abwesenheiten und Urlaubsplanung
  • Koordination von Vertragsangelegenheiten in Absprache mit der Geschäftsführung
  • Pflege der Personalakten
  • Onboarding

Financial Controlling

  • Monatliche Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen, vorbereitende Buchhaltung
  • Führung Handkasse und Kassenbuchs
  • Unterstützung mit Verwaltungsvorgängen, insbesondere in den Bereichen Budget- und Vertrags-Controlling

IT Assistenz

  • Koordination mit externen IT Dienstleister (falls erforderlich)
  • Führen der IT Inventare
  • Administration von Zugängen zu Programmen

Team Assistenz

  • Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft und eigenverantwortliche Übernahme abteilungsübergreifender Aufgaben und kleinerer Projekte
  • Planung von kleinen Events für das Team, mit Künstlern und Partners
  • Schreiben und Aktualisieren von Office Management relevanten Handbooks

Profil:

  • Lösungsorientierte und positive Haltung, Teamplayer
  • Vorherige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit
  • Souveränes Auftreten und sicherer Umgang mit Personal und Dienstleistern
  • Strukturierte Vorgehensweise, sowie hohe Belastbarkeit
  • Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
  • Vorrauschauende und zusammenhängende Arbeitsweise
  • Umfassende Kenntnisse in den gängigen EDV-Anwendungen
  • Schnelle Einarbeitungsgabe
  • Buchhaltungskenntnisse (Datev) gewünscht
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift