D.R.A.W. Recruitment

Personal Assistant, Art Gallery Berlin

Details

Contract Type: Full-time
Job Type: Permanent
Location: Berlin Germany
Tenure: Permanent
Job description:

Für unseren Kunden, eine etablierte und international angesehene Galerie in Berlin, suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung. Die Assistenz der Geschäftsführung unterstützt die Geschäftsführung im Office Management und sichert somit die reibungslosen täglichen Arbeitsabläufe der Galerie. Die Assistenz der Geschäftsführung ist dem Partner der Galerie unterstellt und gibt diesem Rücklauf über interne und externe Angelegenheiten.

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Office Management

(in Zusammenarbeit mit Assistenten)

  • Kontakt zur Hausverwaltung
  • Koordination von Dienstleistern (Reinigung, IT etc.)
  • Sicherstellung von Office stock
  • Sicherstellung der Ordnung in den Galerie- und Büroräumen
  • Interne Kommunikation mit dem Team
  • Allgemeine Korrespondenz
  • Organisation der Ablage
  • Planung von Mitarbeiterevents
  • Koordination der Betriebsferien
  • Schreiben und Aktualisieren von Office Management relevanten Rulebooks
  • Koordination Gästewohnung
  • Empfang von Gästen im Büro, Getränke anbieten
  • Bedienung von Tür und Telefon
  • Postversand / Postannahme / Postverteilung
  • Organisation der Küche

Terminmanagement

Koordination und Kontrolle:

  • Generelle Terminkoordination
  • Überwachung und Pflege des täglichen Kalenders (Busycal) hinsichtlich meetings, Fehlzeiten, internen und externen Terminen, deadlines
  • Überwachung und Pflege des Projektkalenders in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Mitarbeitern
  • Erstellung und Überwachung der Zeitpläne

Meetings

  • Schedulen und allgemeine Vorbereitung von Meetings mit Agenda und Minutes in Zusammenarbeit mit den jeweiligen verantwortlichen Mitarbeitern
  • Vorbereitung des wöchentlichen jour fix des gesamten Teams

HR Assistenz

  • Koordination von Vertragsangelegenheiten in Absprache mit der Geschäftsführung
  • Kontakt zu Recruiting Dienstleistern
  • Pflege der Personalakten
  • Aktualisierung des Organigrams
  • Koordination der Urlaubsplanung in den Teams
  • Aktualisierung der Workflows mit den jeweiligen verantwortlichen Mitarbeitern
  • Aktualisierung der Stellenbeschreibungen
  • Pflege der Geräteliste pro Mitarbeiter

 

Profil:

  • Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Galerieumfeld oder der Kreativindustrie
  • Exzellente Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift), weitere Sprachen von Vorteil
  • Gepflegtes Erscheinungsbild und gute Umgangsformen
  • Sicherer Umgang mit MS Office und Excel
  • Organisationstalent mit strukturierter und konsequenter Arbeitsweise
  • Eigenverantwortliches Arbeiten, sowie hohe Belastbarkeit und Flexibilität
  • Vorrauschauende und zusammenhängende Vorgehensweise mit einem guten Gespür für Prioritäten in einem dynamischen Umfeld
  • Teamplayer mit interpersonellen Fähigkeiten
  • Vertrautheit mit Projektmanagement wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend