D.R.A.W. Recruitment

Personal Assistant, Berlin Art Gallery

Details

Contract Type: Full-time
Job Type: Permanent
Location: Berlin Germany
Tenure: Permanent
Job description:

Our client, a contemporary art gallery in Berlin with a renowned international program, is looking for Personal Assistant. The right candidate will provide assistance to the owner in gallery and personal related matters. This position is an entry level position with long term potential. German essential.

Responsibilities include, but are not limited to:

  • Screening phone calls, enquiries and requests and handling them when appropriate
  • Travel management (booking travel, visa, accommodation, prepare itineraries)
  • Diary management, including updating the calendar and tracking deadlines
  • Assist with planning events
  • Assist with publications and mail outs
  • Manage the day to day operations, including administrative tasks, filing, database management and mailings

Person specification:

  • Output-driven and natural multi-tasker
  • Willing to do what the day brings attitude
  • Great attention to detail
  • Outstanding organisational skills and keeping diligent routines
  • Excellent communication skills (both in German and English, English preferably first language)
  • Prioritise in a fast-paced environment
  • Enthusiastic team player
  • Experience working in the service industry
  • Ability to problem solve and troubleshoot with extreme flexibility
  • Not afraid of challenges
  • Accommodating personality and eager to learn
  • Strong computer skills
  • Valid driver’s licence


Job description in German:

Unser Kunde, eine Galerie für zeitgenössische Kunst mit einem international angesehenen Ausstellungsprogramm in Berlin, sucht eine*n Personal Assistant. Der / Die richtige Kandidat*in assistiert dem Eigentümer in sowohl geschäftlichen wie persönlichen Angelegenheiten. Diese Position ist Juniorlevel und hat langfristiges Potenzial.

Aufgaben umfassen (nicht ausschliesslich):

  • Annahme und Bearbeitung von Telefonanrufen und Anfragen
  • Reiseplanung (Buchung von Reisen, Unterkunft, Visa, Reisepläne erstellen)
  • Terminplanung, Aktualisierung des Kalenders und Überwachung von Deadlines
  • Assistieren mit der Planung und Durchführung von Events
  • Assistenz bei Publikationen und deren Versand
  • Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs des alltäglichen Geschäftes, wie administrative Aufgaben, Ablage, Datenbankpflege und Versand

Profil:

  • Ergebnisorientierte*r Multitasker
  • „Bereit für alles was der Tag bringt“ – Einstellung
  • Grosse Aufmerksamkeit fur Details
  • Außerordentlich gut organisiert und strukturiert mit konsequenter Arbeitsweise
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (in Deutsch und Englisch, vorzugsweise Englisch als Muttersprache)
  • Kann Prioritäten setzen in einem dynamischen Umfeld
  • Enthusiastische*r team player
  • Dienstleistungsorientiert
  • Fähigkeit kurzfristig Probleme zu lösen und sich Herausforderungen zu stellen
  • Zuvorkommende Persönlichkeit und Lernbereitschaft
  • Sehr gute Computerkenntnisse
  • Führerschein